初めて管理職になった方や、すでに管理職ではありますが、どのように組織作りをしたらいいのかわからず悩んでいらっしゃる方は少なくないでしょう。上司の方にレクチャーしてもらえるものではないため、なんとなく惰性で進んでしまっていたりするのではないでしょうか？そこで今回は、管理職の方による社内の組織作りにおいて押さえるべき基本についてご紹介します。
組織としての目標を作る
まず最も重要なものが、組織としての目標です。その組織が最終的に売上や利益を生み出すために、何をすればいいのかということが目標となります。一般的に目標といいますと、売上目標などがまっさきに思い浮かぶかもしれませんが、それは組織としての目標とは少し異なるものです。
たとえば売上を目標とした場合、その売上を達成するために必要であると考えられることを行うようになりますが、これは本質と外れているといえます。なぜならば、企業としてはもちろん売上や利益は重要ですものの、企業が存在する意味としては何かしらの価値や存在を世の中に提供するためであるからです。その結果としてついてくるのが売上であり利益となりますので、あくまでも結果である売上という部分を目標にしてしまうのは避けるべきであると考えられています。
また、組織としての全体目標だけでなく、プロジェクトごとの目標やチームとしての目標などというように、各階層で設定するようにしましょう。組織目標だけ設定していた場合、そこに至るプロセスが複数存在していることで、達成状況がイマイチわかりにくくなってしまう可能性があります。そこで階層ごとに目標を設定することで、どこでどのように達成できているのかなどのパフォーマンスの評価を正確に測れるでしょう。
業務の進め方を作る
続いて、業務の進め方も明確にしておかなければなりません。組織として成立しているかどうかの判断基準となるのは「属人化しているか否か」という部分となります。よくありがちなのが、業務が属人化しているため特定のメンバーでなければできない状況になってしまっているという状況です。
離職や配置換えなどによって、チーム内での社員の入れ替わりはいつ発生するかわかりません。属人化をやめることによって、そのような状況になっても滞りなく業務を遂行できる組織ができあがるのです。具体的には、以下のようなものを整備するようにしましょう。
- 業務フロー
- マニュアル
- テストやチェックの方法
- 緊急時の対応方法
これらをしっかりと整備することで、誰もが同じように遂行できるようになるでしょう。業務のやり方が変更になった際などに都度メンテナンスをするという手間は生まれてしまいますものの、普段の業務においては必要となるものです。また、これらが明確になっていることによって、改善点の洗い出しをする際にも非常に役立ちます。
どれだけ組織としてうまくいっていたとしても、これらのものが整備されていない場合には組織とは呼べないといっても過言ではないでしょう。属人化していない状態になってはじめて組織と呼べるのです。
改善する仕組みを作る
目標と業務のやり方が決まれば組織として最低限の整った状態といえます。そこで次に必要となるのは改善する仕組みづくりです。業務を遂行していく中で、決められたフローやマニュアルに沿っているだけではパフォーマンスの向上は見込めません。一つひとつの業務をより効率的にスピーディに遂行できるように、常に改善点について模索するというのが大切なのです。
まずは通常のパフォーマンスを測定しましょう。その結果を確認したうえで、分析を行います。手順を一部変更することで効率がアップするのか、省いても問題のない部分がないのかなどを模索するのです。そして挙がった案を実際に試してみます。その結果効率が上がるようであれば、その内容に改善をするというのが基本的な改善の仕組みとなります。
場合によっては人間による作業で行っていたものをシステム化したり、複数人で行っていたものを一人で行えるようにしたりという大きな改善も行う必要があるでしょう。組織になっていない場合には、業務に携わる各々によるノウハウによって運用されていることになりますが、それを組織内で共有し全体として運用する大変とても重要です。
キャリアパスや評価方法を作る
組織には、目標に対する業務の遂行だけでなく人材の育成も求められます。ただし組織の場合の人材育成に必要となるのは、研修などではなくキャリアパスであると考えられています。まずは組織内での階層を設けましょう。サブリーダーやリーダーなど何段階かに設定をします。そのうえでそれぞれに階層に求められるスキルやパフォーマンスを当てはめていくのです。
キャリアパスが明確ではなかった場合、何を基準として出世できるのかがわからないためメンバーに迷いが生まれてしまうのではないでしょうか。上司の判断というだけでは、上司と本人の認識のズレなどによりモチベーションが低下したり、不満へとつながったりしてしまう恐れもあります。しかしキャリアパスが明確ですと、メンバーも自身に足りていない要素がはっきりとしますし、それを目標として成長していけるため非常に健全であるといえます。
これまでご紹介した目標やキャリアパスなどが作り上げられることによって、データにもとづくはっきりとした評価ができるようになるでしょう。上司の中での好き嫌いのように不安定で不公平なものではなく、個人や組織としての確かな結果にもとづいて評価できるというのは企業にとっても大きな意味を持ちます。
まとめ
メンバー数や規模の大きさによって容易ではないかもしれませんが、しっかりとした組織作りをすることは非常に重要なことです。今回ご紹介した内容は社内における組織としては必須ともいえることですので、まだ実践できていないようでしたらぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。
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